Il est convenu ce qui suit :

A - INSCRIPTION & VALIDATION DE L’INSCRIPTION


Article 1 : INSCRIPTION
Pour un exposant ayant déjà participé à Bruxelles Champêtre, l’inscription se fait en deux étapes. Lors de la première étape, l’exposant complétera le formulaire de demande de participation à l’événement en indiquant au bas de ce formulaire qu’il a participé à l’édition 2016. La deuxième étape consiste à l’activation du compte client. L’exposant activera son compte client par l’intermédiaire de l’identifiant et du mot de passe que l’organisateur lui a communiqué par e-mail. Après s’être connecté avec les identifiants communiqués, l’exposant sera invité à remplir le formulaire d’inscription. L’inscription ne sera valide que lorsque l’exposant aura cliqué sur le bouton « Je valide mon inscription » à la dernière étape (5) du formulaire. Une fois qu’il aura cliqué sur ce bouton, la demande d’inscription sera définitive et une facture sera envoyée. Par ailleurs il recevra un e-mail de confirmation d’inscription avec les données qu’il a pu communiquer dans le formulaire.

Pour un exposant n’ayant jamais participé à Bruxelles Champêtre, l’inscription se fait en trois étapes. Au cours de la première étape l’exposant devra rentrer ses coordonnées (Nom, adresse email, numéro de téléphone) ainsi que cliquer sur « Contactez-moi ». A la suite de cette étape POSECO asbl rentrera en contact avec l’exposant. Lors de la seconde étape, nous rentrerons en contact avec l’exposant. Suite à cet entretien nous estimerons si l’exposant correspond à l’esprit de l’évènement. Si l’exposant y répond favorablement, alors un compte client Bruxelles Champêtre sera créé. Ses identifiants et son mot de passe l’invitant à se connecter sur son compte client Bruxelles Champêtre lui seront envoyés par email. La troisième étape consiste en l’activation du compte-client par l’exposant. Celui-ci sera invité lors de la première connexion sur son compte-client à changer son identifiant et son mot de passe. L’exposant pourra alors remplir le formulaire de demande d’inscription. A noter que la demande d’inscription ne sera valide que lorsque l’exposant aura cliqué sur le bouton « Je valide mon inscription ». Une fois qu’il aura cliqué sur ce bouton la demande d’inscription sera définitive et une facture sera envoyée. Par ailleurs il recevra un email de confirmation d’inscription avec les données qu’il a pu communiquer dans le formulaire.

Le candidat Exposant marque son accord ferme et définitif sur les termes de la présente convention ainsi que sur les conditions générales de vente (ci-après les Conditions Générales de Vente) de POSECO asbl en procédant à son inscription.

Article 2 : GÉNÉRALITÉS
Tout Exposant reconnaît avoir pris connaissance de la présente convention et des Conditions Générales de Vente de POSECO qui sont les seules applicables entre parties (à l’exception de toute autre condition, réserve, restriction ou clause acceptée par l’Organisateur). Les conditions générales de vente restent d’application sauf si contre ordre de la présente convention spécifique à l’événement de Bruxelles Champêtre. Les Conditions Générales de Vente sont les conditions de vente de l’asbl POSECO, elles sont consultables sur ce site. Elles sont les conditions de base, non négociables, et transversales à toute activité de l’asbl POSECO. Les Conditions Générales des Exposants sont des conditions particulières propres à Bruxelles Champêtre, par conséquent elles sont plus restrictives et précises que les Conditions Générales de Vente et selon le cas négociables ou à minima aménageables. L’Exposant répondra explicitement aux questions posées lors de son inscription (demande électrique, contraintes liées à l’emplacement...) et informera l’Organisateur de ses éventuelles remarques. En cas de désaccord avec les informations fournies, l’Organisateur prendra directement contact avec l’Exposant (en explicitant tout désaccord par e-mail). Toute demande de modification des spécifications relatives aux besoins logistiques doit être faite via le site internet avec les identifiants reçus lors de l’inscription. Après clôture du formulaire d’inscription (le 30 juin 2017), toute modification doit être faite par écrit en envoyant un e-mail à l’adresse stands@bruxelles-champetre.be. L’Organisateur ne peut garantir de manière absolue une attribution de stand. En cas d’indisponibilité de stand, l’exposant en est informé dans les plus brefs délais par e-mail ou par courrier. En tout état de cause, l’Organisateur ne pourra être tenu responsable des dommages résultant de l’indisponibilité d’un stand. L’Exposant suivra les directives de l’Organisateur afin de faciliter le bon déroulement de la journée.

Article 3 : ESPRIT GÉNÉRAL
L’Exposant reconnaît et respecte le concept ainsi que l’esprit général de Bruxelles Champêtre. Il s’engage à ne pas diffuser de messages et à ne pas adopter un comportement contraire ou contradictoire avec l’événement.

B - MODALITES PRATIQUES – PRE-EVENEMENT


Article 4 : FACTURE & PAIEMENT
Une facture sera envoyée à l’Exposant après validation des données relatives à son inscription en ligne. L’envoi de cette facture confirme l’inscription et l’acceptation de la commande. Le paiement devra être obligatoirement fait par virement bancaire (pas de chèque) sur le compte de l’asbl POSECO BE52 0003 1494 0509 (BIC : BPOTBEB1) avec en communication la mention « N° facture + nom légal de votre société ». L’inscription n’est valable qu’après réception du paiement de la facture avant le 15 juillet 2017. Toute modification ou annulation de l’inscription après acceptation de celle-ci par l’Organisateur entraînera des frais administratifs de minimum 50 Euros HTVA (cf. art 12 des CGV). En outre, en cas d’annulation à partir du 15 juillet 2017, les sommes éventuellement déjà versées par l’Exposant à l’Organisateur seront définitivement acquises par l’Organisateur. Aucun remboursement ne sera effectué.

Article 5 : EXPOSANTS ACCEPTÉS SUR L’EVENEMENT
Toute personne et/ou organisme souhaitant participer à l’événement Bruxelles Champêtre se doit de répondre aux critères de sélection imposés par l’Organisateur, à savoir :
-  Producteurs : doivent produire leurs produits de façon naturelle et/ou respectueuse de l’environnement ; et/ou être reconnus par un Convivium Slow Food ; et/ou être certifiés BIO par l’organisme CERTISYS (à l’année ou pour la journée de l’événement) ; et/ou être certifiés fairtrade.
-  Traiteurs : doivent être reconnus par un Convivium Slow Food ; et/ou fairtrade ; et/ou être certifiés BIO par l’organisme CERTISYS (à l’année ou pour la journée de l’événement) ; et/ou utiliser uniquement et exclusivement des produits acquis directement chez un (des) producteur(s) fermier(s) et/ou local(aux). Cette liste est non exhaustive et la décision ultime d’accepter ou non la candidature d’une personne/organisme et la vente de certains produits appartient exclusivement à l’Organisateur qui en avisera l’Exposant. L’Organisateur se réserve le droit d’interdire en toute ou en partie de la vente des produits ne répondant pas aux critères de sélection sur l’évènement. En ce qui concerne les produits alimentaires, il incombe à l’exposant la responsabilité d’entreprendre les démarches pour se faire certifier par l’organisme Certisys et/ou se faire reconnaître par un Convivium Slow Food compétent (Karikol), à l’année ou pour le jour de l’événement.

Seuls les fermiers et producteurs locaux ne sont pas obligatoirement tenus de se faire reconnaître ou certifier pour autant qu’ils viennent uniquement avec leurs propres produits et ne proposent pas de produits ayant l’appellation ’Bio’ et/ou ’Slow Food’.

Article 6 : CONFORMITÉS
L’Exposant déclare être en règle avec toutes les obligations et normes légales liées à son activité. Il déclare aussi posséder toutes les autorisations et attestations requises en matière d’emploi, de sécurité, de santé alimentaire, d’accès à la profession et d’assurances nécessaires à l’exercice de ladite activité, en particulier la Responsabilité Civile vis-à-vis des tiers. L’Exposant a l’obligation de s’assurer auprès d’une compagnie d’assurance en responsabilité civile. En cas de dommage causé à un visiteur, à un Exposant ou à tout tiers, l’Exposant en assume la pleine et entière responsabilité. En pareil cas, l’Exposant renonce en toute hypothèse à tout recours contre l’Organisateur. En outre, l’Exposant est responsable de l’exécution des formalités administratives et légales relatives à l’acheminement et à la vente de ses marchandises sur son lieu d’exposition. L’Organisateur décline toute responsabilité en cas de non-respect du présent article par l’Exposant.

Article 7 : SOUS-HÉBERGEMENT
Sauf accord écrit de l’Organisateur, l’Exposant ne pourra, en aucun cas, héberger, représenter ou distribuer une information concernant une autre organisation que la sienne dans son emplacement. De même, aucun sponsor ni aucune marque, autre que celui ou celle de l’Exposant ou de la société inscrite, ne pourra être présent ou visible sur un stand ou tout accessoire lui appartenant (Ex : Un parasol Coca-cola est proscrit). En cas de non-respect du présent article, l’Organisateur est en droit de faire fermer le stand et/ou de facturer le prix d’un stand supplémentaire au tarif qu’aurait dû payer cet autre organisme (soit une somme pouvant aller de 5.000 à 10 000 euros HTVA). De plus, il est strictement interdit à l’exposant de distribuer, diffuser ou vendre de quelque manière que ce soit des objets publicitaires (t-shirt, ballons, affiches, panneaux…) ou autres éléments qui pourraient lui donner plus de visibilité sur l’évènement. La distribution d’objets publicitaires pourra être accordée expressément et exceptionnellement par l’Organisateur, selon des règles et des conditions bien strictes qu’il énoncera lui-même à tout exposant souhaitant diffuser des objets publicitaires. Le partage d’un stand est autorisé moyennant l’accord préalable de l’organisateur. Si deux exposants se partagent un même stand, le prix de l’emplacement du stand reste le même. Cependant, seul le premier des exposants bénéficiera d’une éventuelle note de crédit en fonction de sa date de paiement effectif. Alors que le second exposant se verra facturer les frais fixes d’inscription et de dossier (soit sans pouvoir bénéficier de la tarification promotionnelle). Dans le cas où un exposant prend en charge l’ensemble des frais du stand, il se verra également facturé l’ensemble des frais de dossiers et d’inscription (dépendant du nombre d’exposants différents sur le stand).

Article 8 : EMPLACEMENT
L’Exposant précisera dans le formulaire en ligne la dimension souhaitée de son emplacement ainsi que toutes les remarques ou spécificités nécessaires à sa présence sur l’événement. L’Organisateur n’est pas responsable des inconvénients causés par un manque de précision de l’Exposant lors de son inscription. L’exposant élit spécifiquement domicile sur son stand pendant la durée de l’événement. Toute communication officielle peut être faite par l’organisateur et ce de plein droit. Avant l’évènement, et au plus tard le 14/09/2017, l’Organisateur présentera par mail l’emplacement probable de l’Exposant. Pour des raisons pratiques, l’Organisateur se réserve le droit de modifier cet emplacement lors du montage. L’emplacement exact sera attribué in situ le jour de l’événement par le responsable de la zone.

C – MODALITES PRATIQUES – ÉVENEMENT


Article 9 : VENTE
Pour cette édition 2017, toute vente de boissons est interdite sans l’accord écrit de l’Organisateur. Elle sera autorisée uniquement pour les producteurs « Slow Food » vendant leurs propres produits et pour les producteurs et/ou importateurs officiels de boissons bios. L’Exposant précisera lors de son inscription quelles boissons il souhaite vendre. Aucune boisson de notoriété publique / commerciale / de grande distribution / industrielle ne sera tolérée sur l’évènement. La boisson devra correspondre à l’esprit de Bruxelles Champêtre. La décision ultime d’accorder ou non la vente de certains produits appartient exclusivement à l’Organisateur qui en avisera l’Exposant. Si aucune précision n’est faite par rapport aux boissons lors de l’inscription, l’Organisateur se réserve le droit d’interdire toute ou partie de la vente de ces produits sur l’évènement. La vente d’alcool est interdite, sauf pour les brasseries et stands viticoles. Pour toute vente d’alcool et sous réserve d’autorisation de l’Organisateur, un supplément de 100 euros htva sera demandé à l’Exposant.

Article 10 : HORAIRES
Les horaires d’organisation du jour de l’événement font partie intégrante de la présente convention. Cet événement se déroule de 10h à 19h. Le montage se fait de 6h00 à 9h30 avec accès par la rue Ducale ou la rue Royale (une carte d’accès vous sera envoyée avant l’événement pour pouvoir momentanément accéder au site de Bruxelles Champêtre et décharger votre équipement). L’installation des stands devra être terminée 30 minutes avant l’ouverture officielle de l’évènement, c’est-à-dire à 9h30, en raison du contrôle de sécurité fait par les pompiers. Sauf pour cas de force majeure, à faire valider par l’organisateur, il est interdit de procéder au montage de son stand le samedi. Le démontage a lieu après 19h. Les véhicules ont accès à la zone après 20h ou selon la décision de l’Organisateur. Attention : lors de la journée sans voiture, aucun véhicule non autorisé ne peut circuler entre 9h et 19h dans la région de Bruxelles-Capitale.

Article 11 : LOGISTIQUE DE TERRAIN
L’Organisateur s’engage à fournir à l’Exposant :
• un contact sur le terrain
• un emplacement sur la Place des Palais ou dans le Parc Royal
• un accès à l’eau en certains points sur le site (l’exposant doit prévoir des jerricanes au besoin)
• un accès à l’électricité, pour autant que l’Exposant en fasse la demande dans la fiche technique lors de son inscription sur internet. L’Organisateur fournit une prise 220V de 16A (soit 3500w maximum). L’exposant doit se munir de ses propres rallonges et multiprises. Toute demande de fourniture d’électricité de la part de l’Exposant doit se faire exclusivement via le formulaire en ligne. En l’absence de demande de la part de l’Exposant ou si l’ampérage lié à la consommation réelle d’électricité est supérieur à 16 ampères, l’accès à l’électricité sera limité, refusé ou facturé, sans possibilité de recours de la part de l’Exposant. L’Organisateur décline toute responsabilité en cas de coupure de courant dans le cadre de l’évènement. L’exposant s’engage à tenir dans un état de propreté la surface au sol qui lui est mise à disposition, ainsi que la zone autour de son stand. Pour ce faire, l’exposant prévoira des sacs poubelles conformes et en suffisance. L’organisateur veillera à ce que l’exposant nettoie sa zone pendant la journée de l’évènement si besoin est, ainsi qu’à la fin de l’évènement. L’organisateur mettra à disposition des containers pour l’évacuation des déchets (sacs poubelles). Un état des lieux de sortie devra être signé par le responsable de zone et par l’Exposant avant le départ de l’Exposant. Sans cette signature et la vérification de la propreté de l’espace mis à la disposition, l’Exposant se verra facturer une amende de 50€ pour les frais de nettoyage et de suivi administratif. Si l’exposant vient avec sa propre tente, il devra veiller à lester chacun des pieds avec des poids de 15 kg (tente 4x3) à 20 kg (tente 6x3) (total pour une tente de 4 pieds : min. 4 x 15 kg).NB : Le lestage sera fourni sur place aux exposants ayant commandé une tente via nos services.

Article 12 : MISE A DISPOSITION DE MATÉRIEL, MOBILIER ET TERRAIN
L’Organisateur propose un service de location de matériel et mobilier pour les stands. La demande de location se fait via le formulaire d’inscription en ligne. Vous pourrez modifier vos choix concernant vos besoins logistiques (taille de votre emplacement, location de matériel et besoin en électricité) jusqu’au 17/07/17 inclus, avec le login qui vous sera attribué à la fin du formulaire de demande d’inscription.
• Toute demande de raccourcissement de surface au sol faite APRES le 17/07/17 donne droit à l’Organisateur à une indemnité de dédit (voir art. 12 CGV).
• Toute annulation de demande de matériel APRÈS le 17/07/17 entraînera également une indemnité en faveur de l’Organisateur à charge de 30% du montant du matériel préalablement commandé.
• Tout ajout de demande de matériel ou agrandissement de surface au sol (dans la mesure du possible) faite APRES le 17/07/17 n’entraînera pas de frais d’indemnité mais augmentera votre facture finale. Le jour de l’événement, le matériel commandé sera mis à disposition des exposants dès leur arrivée, un état des lieux et un comptage sera effectué par le responsable de zone en présence de l’Exposant. Ils signeront alors ensemble la fiche confirmant le nombre et la bonne réception du matériel. En fin de journée, l’Exposant devra appeler le responsable de zone afin que celui-ci vérifie la quantité de matériel et l’état de celui-ci. L’exposant devra OBLIGATOIREMENT signer l’état des lieux de sortie. Cet état des lieux ne sera effectué QUE lorsque l’emplacement confié à l’Exposant sera PROPRE et VIDE. Le responsable fera alors appel à une équipe chargée de l’enlèvement du matériel. Si l’Exposant ne signe pas l’état des lieux de sortie : LA TOTALITE du matériel emprunté lui sera facturée. Pour tout matériel manquant, l’Exposant se verra facturer des frais supplémentaires, à savoir : 16.40€ htva la chaise, 207.90€ htva la table, 161.50€ htva la table mange-debout, 161.50€ la housse mange-debout et 750.00€ la tente. Ces prix sont donnés à titre indicatif, le montant facturé sera le prix facturé par le fournisseur à l’Organisateur.

Article 13 : DÉCORATION & SON
La décoration ne devra pas dépasser une hauteur de 2.5m et les dimensions au sol d’un stand standard. La musique ne devra, en aucun cas, gêner les stands voisins.

Article 14 : SÉCURITÉ & POMPIERS
Tout Exposant utilisant des flammes, barbecues, du gaz ou des huiles chaudes est tenu d’être en conformité avec les règles édictées par les pompiers, dont le fait de se munir d’un extincteur ad hoc de minimum 6kg (Attention, différents types d’extincteurs existent : eau, poudre, CO2). En fonction du type de cuisson utilisé, l’Exposant doit veiller à se munir de l’extincteur adéquat et d’une couverture anti-feu. Attention : Les petits extincteurs de 2 kg (comme ceux que l’on retrouve dans les voitures) ne répondent pas aux normes de sécurité décrétées par les pompiers. Les exposants utilisant des barbecues doivent prévoir 2 seaux d’eau de 10 litres chacun à proximité de l’installation. Les exposants utilisant du gaz doivent se raccorder au moyen d’un tuyau flexible répondant aux prescriptions de la norme NBN D 04-002. Additionnellement :
-  Le tuyau à gaz (entre bombonne et réchaud) ne peut pas dépasser 2m ;
-  Un colson ou une attache doit être placé à chaque extrémité ;
-  Les raccordements en « T » sont proscrits. Une bonbonne ne peut alimenter qu’un seul réchaud. En outre, tout Exposant utilisant un barbecue, des huiles chaudes ou gaz est également dans l’obligation de délimiter, à l’aide de barrières métalliques (Nadar), un périmètre de protection de 1 mètre autour de ce type d’installation. Une visite des pompiers est prévue le jour de l’évènement à partir de 9h00.

D – MODALITES PRATIQUES – POST-EVENEMENT


Article 15 : RESPONSABILITE ET DÉGATS
De manière générale, l’Exposant veillera à ne pas mettre en danger le public et à ne pas porter préjudice à l’Organisateur ainsi qu’à ses partenaires. L’Exposant sera tenu responsable des éventuels dégâts occasionnés par son activité. Sont notamment visées, sans que cette liste ne soit limitative, les tâches de graisse sur les trottoirs, les dégradations aux plantations ou au mobilier urbain. L’Exposant est tenu de s’assurer pour les dommages qu’il pourrait causer à des tiers du fait de leur participation. L’exposant veillera également à s’assurer contre toute autre forme de risque qu’il juge nécessaire. L’organisateur ne peut pas être tenu pour responsable en cas de perte, vol ou dégradation occasionnés aux effets (marchandise, véhicule…) de l’exposant.

La responsabilité de la gestion du matériel privé ou loué par l’organisateur ou un tiers seront assumés par l’exposant ainsi que ses conséquences. En outre l’organisateur attire l’attention de ses participants sur le fait que le Palais Royal (grille comprise) ainsi que le Parc de Bruxelles sont classés monuments historiques et requièrent le soin que nécessite de pareils édifices.

Article 16 : VAISSELLE ET BOISSONS
En règle générale et afin de réduire la quantité de déchets générés sur l’évènement, l’Exposant veillera à diminuer au maximum l’utilisation d’emballages ou les récipients jetables en servant tous ce qu’il est possible dans une serviette ou une simple feuille de papier (concept du fingerfood).

VAISSELLE
Plusieurs options sont conseillées pour servir de la nourriture :
1. L’Exposant peut amener sa propre vaisselle à condition de demander une caution de 1€ pour le retour de celle-ci. Attention que les règles d’hygiène et les conditions de l’évènement ne permettent pas le nettoyage sur place (pas d’eau chaude, ni d’espace adéquat). Il faut donc prévoir de la vaisselle en quantité suffisante.
2. L’Exposant veillera un maximum à utiliser de la vaisselle en carton. En effet, le carton est le moins impactant en termes d’empreinte écologique.

BOISSONS
Pour rappel : la vente de boisson n’est pas autorisée, sauf autorisation écrite préalable de l’Organisateur. Toutes les boissons doivent être obligatoirement servies dans des verres consignés. Ces verres sont soit des verres en verre que l’exposant apporte lui-même, soit des gobelets (recyclables). L’exposant peut apporter les siens. S’il ne dispose pas de ses propres verres, il devra se fournir en gobelets auprès du fournisseur sélectionné par l’organisateur. L’exposant obtiendra auprès de l’organisateur les coordonnées et les modalités pratiques. Par souci d’harmonie et d’organisation, il est interdit de faire recours à un autre fournisseur que celui sélectionné par l’organisateur. Aucune bouteille ouverte ne pourra être distribuée sur le site. En ce qui concerne les Exposants Brasseurs, il est possible d’utiliser des verres à bière en verre à condition de demander obligatoirement une caution auprès du consommateur. L’exposant peut (afin de réduire sa quantité de déchet généré) louer des gobelets réutilisables auprès du fournisseur sélectionné par l’organisateur. Un système de caution de 1€ pour le retour de ces gobelets est obligatoire. Pour la location de ces gobelets, l’Exposant devra entrer en contact direct avec ECOCUP DISTRIBUTION, ou un autre fournisseur, pour passer la commande.

En cas de litige ou de problèmes avec le fournisseur, l’Organisateur ne peut être tenu pour responsable. Tous problèmes en matière de gobelet réutilisable devront se régler directement avec le fournisseur sélectionné par l’organisateur.

Article 17 : AIDE À LA PROMOTION
Tout Exposant s’engage à promouvoir l’évènement à travers ses propres canaux de communication. Le nom de l’évènement et l’adresse du site www.bruxelles-champetre.be ou www.landelijk-brussel.be doivent être mentionnés par l’Exposant dans ses propres communications (sur le site web, dans l’agenda, dans les e-news, magazines, etc.). Tout exposant s’engage également à ne pas créer son propre évènement ou sa propre page « Bruxelles Champêtre » sur les réseaux sociaux, notamment Facebook, afin d’éviter toute confusion avec la page déjà existante, créée par l’équipe organisatrice de Bruxelles Champêtre.

Article 18 : CLAUSE DE RÉSERVE
L’Organisateur peut, à tout moment, refuser la participation d’un Exposant, sans être tenu d’en exposer les motivations. Le cas échéant, les sommes versées seront remboursées. Aucun recours n’est prévu.

Article 19 : INTERDICTION DE CESSION ET SOUS-LOCATION
L’emplacement loué est personnel et doit être occupé en permanence par l’Exposant, ses préposés ou mandataires pendant toute la durée de l’événement. L’Exposant ne peut ni sous-louer, ni céder ses droits.

Article 20 : DISPOSITIONS SPÉCIALES
Si des évènements météorologiques, politiques ou économiques imprévus, ou en cas de force majeure, s’opposaient à la tenue de la manifestation ou entravait la réalisation, les exposants ne pourraient prétendre à aucune indemnité ni remboursement des sommes qu’ils auraient versées. Si les événements engagent la responsabilité de l’organisateur, les sommes disponibles après paiement des dépenses engagées seront réparties entre les exposants au prorata de leurs versements, sans que des recours soient possibles à l’encontre de l’Organisateur.

Article 21 : COMPÉTENCES ET LITIGES
La présente convention est soumise aux dispositions du droit belge. Tout litige concernant l’interprétation ou l’exécution de ladite convention, sera de la compétence exclusive des tribunaux de l’arrondissement de Bruxelles.